Kontrola PIP – krok po kroku

Kontrola PIP to proces, którym często straszy się polskich przedsiębiorców. Tymczasem jeśli prowadzimy zakład, w którym przestrzega się zasad konytoli BHP i prawa pracy, i gdzie wszyscy pracownicy mają aktualne szkolenia – nie mamy się czym martwić, bo będzie to nic więcej niż formalność.

Co konkretnie kontrolują inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy, jak przebiega ten proces i jak prawidłowo się do niego przygotować, aby nie narazić się na żadne przykrości?

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Znajomość procedur i odpowiednie przygotowanie mogą znacząco zmniejszyć stres związany z kontrolą BHP. Przed jej rozpoczęciem warto dokładnie sprawdzić, czy w naszym zakładzie wszystko jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Istotne jest, aby prowadzenie kontroli BHP było realizowane zgodnie z najwyższymi standardami. Dokumentacja musi być aktualna i dostępna na żądanie inspektora. Upewnij się, że twoi pracownicy są odpowiednio przeszkoleni. Szkolenia BHP powinny być regularnie odświeżane, aby zapewnić, że wszystkie osoby są świadome potencjalnych zagrożeń oraz procedur postępowania w razie wypadku. Pamiętaj, że przygotowanie do kontroli to nie tylko kwestia spełnienia formalnych wymagań, ale przede wszystkim dbałość o bezpieczeństwo i zdrowie ludzi, którzy tworzą Twoją firmę. Przygotuj się odpowiednio, wykorzystując dostępne zasoby i wiedzę, a kontrola BHP okaże się być mniej stresująca.

 

Przed wizytą

Prowadząc szkolenia BHP w Warszawie, często słyszymy o strachu przedsiębiorców przed „nalotami” PIP: niezapowiedzianymi inspekcjami, które zaburzają rytm pracy i wiążą się z przykrymi konsekwencjami. W znacznej większości przypadków jest to jednak tylko mit. Inspektorzy w miarę możliwości starają się współpracować z firmami i informować z wyprzedzeniem o planowanej wizycie.

Kontrolerzy niespodziewanie „wpaść” mogą właściwie tylko w przypadku, gdy mają podstawy aby podejrzewać, że w zakładzie pracy w tej chwili dzieje się coś złego (poważne ustępstwa od przepisów, zagrożenie bezpieczeństwa pracowników).

Wtedy, oczywiście, informowanie z wyprzedzeniem mijałoby się z celem. W takim przypadku do przeprowadzenia inspekcji upoważnia już sama legitymacja służbowa – upoważnienie pracownik PIP może przedstawić później, do 7 dni od rozpoczęcia kontroli.

 

Co kontroluje PIP

Inspektor PIP kontroli może dokonać w kilku miejscach związanych z naszą firmą: w siedzibie, w miejscu gdzie aktualnie pracuje nasza załoga, oraz w placówce gdzie przechowujemy akta pracownicze.

Będzie go interesować przede wszystkim kilka podstawowych zagadnień:

• prawidłowe prowadzenie dokumentacji: czy pracownicy mają aktualne badania lekarskie i szkolenia BHP, czy poprawnie prowadzona jest ewidencja czasu pracy (i czy nie zachodzą nadużycia w nadgodzinach), czy otrzymują takie wynagrodzenia, jakie powinni otrzymywać;
• legalność zatrudnienia naszego zespołu (ze szczególną uwagą na wszystkie „niestandardowe” umowy: z cudzoziemcami, osobami niepełnosprawnymi, młodocianymi itd.)
• warunki do pracy, takie jak na przykład ilość światła, poziom hałasu;
• zgodność z wymogami BHP dla konkretnych branży czy zawodów/czynności (np. zapewnienie odpowiedniego ubioru i zabezpieczeń, wymaganie określonych metod pracy takich jak asekuracja, czy właściwe oznakowanie miejsca pracy).

 

Co może inspektor PIP

Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy nie możemy po prostu nie wpuścić do firmy. Jeśli taka osoba ma przy sobie właściwą legitymację służbową i pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, mamy obowiązek z nią współpracować i udostępnić jej do wglądu naszą firmę jako taką i wszystkie pomieszczenia, jakie będzie chciała obejrzeć.

PIP interesują przede wszystkim prowadzone przez nas dokumenty i to, co widzi na własne oczy w kontrolowanym miejscu pracy.

W razie wątpliwości, inspektor ma też prawo rozmawiać z pracownikami (w tym z byłymi) i to od nich uzyskać konieczne informacje. Jednocześnie zagwarantuje im anonimowość, żeby nie spotkały ich z tego powodu reperkusje ze strony pracodawcy. Może zażądać, aby podczas inspekcji towarzyszył mu właściciel albo inny pracownik firmy – ale może też pracować na własną rękę.

Natomiast jeśli inspekcja przeprowadzana jest w miejscu pracy innym niż biuro, mamy też obowiązek zapewnienia inspektorowi odpowiedniej odzieży i innych zabezpieczeń – tak samo, jak własnym pracownikom.

 

Po wizycie

Kluczowym elementem kontroli PIP jest sporządzenie przez inspektora protokołu z jego wizyty. Do dokumentu musimy odnieść się w przeciągu 7 dni; jeśli wszystko się zgadza – zatwierdzić  i podpisać, a jeśli nie (na przykład coś zostało przeoczone na naszą niekorzyść) – wyjaśnić te niezgodności z inspektorem.

To właśnie ten dokument zadecyduje o tym, czy będziemy „mieć z głowy”, czy będziemy musieli liczyć się z jakimiś kolejnymi krokami. Jeśli inspektor zaobserwuje jakieś nieprawidłowości, może wymagać od nas na przykład modyfikacji miejsca, sposobu pracy, rozliczania pracowników, albo zapewnienia dodatkowego wyposażenia lub przeprowadzenia szkoleń BHP.

Jeśli zaobserwuje poważniejsze nieprawidłowości, może zażądać całkowitego wstrzymania prac (całości lub na przykład tylko jednej z czynności albo obsługi jednej z maszyn) dopóki to, co budzi jego zastrzeżenia nie zostanie poprawione. Jeśli potrzebujesz pomocy zerknij na naszą ofertę BHP.

Na wdrożenie tych zmian mamy 30 dni, a po upływie tego czasu musimy poinformować stosowny urząd o zastosowaniu się do tych wytycznych. Jeśli uważamy, że takie wymagania są nieuzasadnione możemy, oczywiście, odwoływać się do okręgowego inspektora pracy i dociekać swoich praw.

W razie stwierdzenia większych problemów, musimy liczyć się z perspektywą płacenia grzywny – od 1000 do 30 000 PLN. W najpoważniejszych przypadkach, czyli gdy inspektor stwierdzi nie zwykłe zaniedbanie, a przestępstwo – zawiadamia o tym prokuraturę.