Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze
1. Obowiązki pracodawcy przy stanowiskach administracyjno-biurowych
Do zadań pracodawcy należy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, chroniących zdrowie zatrudnionych. Powinien on organizować pracę zgodnie z przepisami BHP, informować o zagrożeniach zawodowych, wyznaczać osoby odpowiedzialne za udzielanie pierwszej pomocy oraz przeprowadzanie ewakuacji.
Obowiązkiem pracodawcy jest również zapewnienie właściwych warunków lokalowych i kierowanie pracowników na badania profilaktyczne. Pracownikom przysługuje zwrot kosztów za okulary korekcyjne, jeśli są niezbędne do pracy przy komputerze. Szkolenia z zakresu BHP dla pracowników administracyjno-biurowych w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej są obligatoryjne, odbywają się w godzinach pracy i na koszt firmy. Szkolenie okresowe należy odnawiać co najmniej raz na 6 lat.
2. Wymagania dla budynków biurowych i pomieszczeń pracy
Obiekty, w których mieści się biuro, muszą spełniać wymogi przeciwpożarowe i być dostosowane do bezpiecznego użytkowania, także przez osoby z niepełnosprawnościami. Wymagana jest regularna kontrola techniczna – roczna i pięcioletnia co regulują odpowiednie przepisy przeciwpożarowe i budowlane.
Budynek powinien posiadać sprawne ogrzewanie, wentylację, instalację elektryczną zgodną z przepisami, dostęp do wody pitnej oraz odpowiednie oświetlenie i wejścia. Pomieszczenia pracy dzielą się na stałe (praca powyżej 4 godzin dziennie) i tymczasowe (2–4 godziny). Dla każdego pracownika powinno przypadać minimum 13 m³ świeżego powietrza i 2 m² wolnej przestrzeni podłogowej. Wysokość pomieszczeń stałych to przynajmniej 3 metry, a w małych biurach (do 4 osób) – 2,5 metra.
3. Środowisko pracy biurowej i warunki ogólne
Minimalna temperatura w biurze powinna wynosić 18°C. Wymagane jest oświetlenie naturalne (chyba że istnieje pozwolenie na wyłącznie sztuczne ze względów technologicznych) o odpowiednim natężeniu. Drzwi powinny mieć szerokość co najmniej 0,8–0,9 m i wysokość 2 m. Okna muszą zapewniać wystarczający dostęp światła dziennego – stosunek powierzchni okien do podłogi powinien wynosić min. 1:8. Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie zaplecze sanitarne, dostosowane do liczby zatrudnionych i ich potrzeb. Toalety powinny znajdować się na każdej kondygnacji (lub najbliższej), być oznaczone, wentylowane i zaopatrzone w wodę.
W biurze mogą występować czynniki szkodliwe, takie jak: chemikalia (np. tonery, środki czyszczące), kurz, drgania, promieniowanie z monitorów czy nieodpowiednie warunki mikroklimatyczne. Organizacja stanowisk pracy powinna uwzględniać ich obecność. Do typowych czynników obciążających należą: hałas (z urządzeń i rozmów), wymuszona pozycja przy biurku, monotonność zadań, niewłaściwe oświetlenie oraz stres. Długotrwała ekspozycja na nie pogarsza samopoczucie, wpływa na efektywność pracy i zwiększa ryzyko wystąpienia wypadków.
STANOWISKO PRACY BIUROWEJ
Stanowisko pracy z monitorem obejmuje przestrzeń roboczą z komputerem, klawiaturą, myszką, oprogramowaniem, biurkiem, krzesłem oraz dodatkami jak drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek. Bezpieczne i ergonomiczne miejsce pracy powinno zapewniać:
– właściwe metody i organizację pracy,
– równowagę między wysiłkiem a odpoczynkiem,
– odpowiednie warunki otoczenia.
Narzędzia i materiały należy ustawić logicznie – najcięższe i najczęściej używane w zasięgu rąk. Stanowisko powinno być dostępne, uporządkowane, a sprzęt – niewidoczny dla osób z zewnątrz. Pracodawca ocenia:
– rozmieszczenie i stan wyposażenia,
– bezpieczeństwo elektryczne,
– obciążenie wzroku i układu mięśniowego,
– czynniki fizyczne, np. światło,
– stres wynikający z organizacji pracy.
Sprzęt nie może nadmiernie obciążać ciała ani wzroku. Oświetlenie powinno być rozproszone, bez odbić i kontrastów – monitor ustawia się bokiem do okna, min. 1 m od niego. Stół powinien umożliwiać ergonomiczne rozmieszczenie sprzętu i jego regulację. Powierzchnia robocza musi być wystarczająco duża, by swobodnie korzystać z wyposażenia. Klawiatura powinna być umieszczona tak, by umożliwić oparcie przedramion i zachowanie kąta prostego w łokciu. Pracownik powinien mieć miejsce na nogi i swobodną zmianę pozycji. Blat – najlepiej matowy i super jeśli będziemy mieli możliwość regulowania jego wysokości.
- Komputer
Komputer to podstawowe narzędzie pracy. Klawiatura powinna być osobna, czysta, matowa i czytelna, a jej konstrukcja – zapobiegać zmęczeniu rąk.
Oprogramowanie powinno:
– odpowiadać wykonywanym zadaniom,
– przekazywać informacje zwrotne,
– być czytelne i intuicyjne.
Monitor należy ustawić na wysokości oczu. Jeśli laptop jest używany przez większość dnia, konieczny jest dodatkowy monitor, klawiatura i mysz.
- Monitor
Monitor powinien oferować:
– wyraźny obraz bez migotania,
– regulowaną jasność i kontrast,
– możliwość zmiany kąta nachylenia.
Ustawienie sprzętu nie może wymuszać skręcania szyi. Należy unikać odbić światła. Stanowisko powinno być łatwo dostępne.
- Krzesło biurowe
Krzesło powinno mieć:
• stabilną, pięcioramienną podstawę z kółkami,
• regulowaną wysokość siedziska i oparcia,
• ergonomiczny kształt zgodny z naturalnymi krzywiznami ciała,
• obrót o 360°,
• regulowane podłokietniki.
Regulacje powinny być łatwe i dostępne bez wstawania. A na życzenie pracownik powinien dostać podnóżek z antypoślizgową powierzchnią.
- Urządzenia dodatkowe
Dodatkowe sprzęty (drukarki, niszczarki, bindownice) powinny być łatwo dostępne, ale nie w bezpośrednim otoczeniu pracownika – najlepiej w oddzielnym pomieszczeniu lub wydzielonej strefie. Jeśli nie ma takiej możliwości, muszą być ustawione stabilnie, nie blokując przejścia i z dala od źródeł ciepła i wody. Urządzenia zasilane elektrycznie nie powinny znajdować się w pobliżu roślin ani wilgoci. Pracownik powinien mieć przestrzeń do swobodnego poruszania się.
BEZPIECZNE WYKONYWANIE OBOWIĄZKÓW PRZY PRACY BIUROWEJ
Każdy pracownik ma obowiązek stosować się do zasad BHP, wykonywać zadania zgodnie z przepisami oraz respektować polecenia przełożonych. Powinien dbać o powierzony sprzęt i niezwłocznie zgłaszać wszelkie nieprawidłowości lub incydenty. Urządzenia należy obsługiwać zgodnie z instrukcją i dbać o ich stan techniczny.
Przed przystąpieniem do pracy trzeba zapoznać się z warunkami stanowiska i sprawdzić sprawność używanych urządzeń. W trakcie pracy należy utrzymywać porządek oraz zachować ostrożność, zwłaszcza w pobliżu instalacji elektrycznych. W razie usterki należy wstrzymać działania i powiadomić przełożonego. Zabronione jest jedzenie i picie przy komputerze oraz wykorzystywanie mebli do wchodzenia na wysokości. Należy uważać przy poruszaniu się po biurze i ostrożnie korzystać z niszczarek.
WYPADKI I ZAGROŻENIA W PRACY BIUROWEJ
Choć praca przy biurku uchodzi za mało ryzykowną, zdarzają się urazy – np. potknięcia czy upadki. Wypadkiem przy pracy jest nagłe zdarzenie wywołane przez czynnik zewnętrzny, związane z wykonywaną pracą. Pracodawca ma obowiązek udzielenia pomocy, ustalenia przyczyn zdarzenia i podjęcia działań zapobiegających kolejnym wypadkom. Prowadzi też ewidencję takich incydentów i zgłasza je odpowiednim instytucjom. Zdarza się, że zawał serca bywa uznany za wypadek zawodowy, jeśli wystąpił w czasie wykonywania obowiązków.
Wypadki niestety to nie wszystko. Długotrwałe siedzenie może powodować dolegliwości układu ruchu, pogorszenie wzroku i bóle kręgosłupa. Typowe objawy to bóle głowy, zmęczenie oczu, sztywność karku, wynikające z braku aktywności i złej postawy ciała. Praca mało ryzykowna ale zagrożeń jest jak widać bardzo dużo. Wśród najczęstszych dolegliwości zawodowych u pracowników biurowych są: alergie, bóle pleców i karku, problemy ze wzrokiem czy zespół cieśni nadgarstka. Praca siedząca sprzyja także otyłości, zmęczeniu psychicznemu, a nawet wypaleniu zawodowemu.
PRZERWY PODCZAS PRACY Z KOMPUTEREM
Nawet jeśli będziemy mieli najlepszy, najwygodniejszy i najdroższy fotel do pracy biurowej z super nowoczesnymi udogodnieniami, nie pomoże nam to uniknąć problemów z naszym zdrowiem. Najważniejszy dla nas jest ruch i regularne zmiana pozycji naszego ciała. Pamiętajmy o tym i miejmy to cały czas z tyłu głowy. Po sześciu godzinach pracy przysługuje 15-minutowa przerwa, wliczana do czasu pracy. Dodatkowo, co 60 minut pracy przy monitorze należy zrobić 5-minutową przerwę – przeznaczoną np. na rozluźnienie mięśni. Przerw tych nie można kumulować. Osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności mają prawo do dodatkowej przerwy na odpoczynek lub ćwiczenia ruchowe.
Nie należy również zapominać o kobietach w ciąży, którym należy się po każdej godzinie dodatkowych dziesięć minut na rozruszanie się. Jak widać mamy sporo możliwości aby ograniczyć negatywne skutki długiego siedzenia, warto wykonywać proste ćwiczenia w trakcie przerw – jak skłony, rozciąganie rąk, unoszenie nóg czy krążenie nadgarstków.
