Szkolenia BHP pracowników pracujących zdalnie

Szkolenia okresowe BHP pracowników administracyjno-biurowych pracujących zdalnie i hybrydowo

Praca zdalna oraz hybrydowa stały się w ostatnich latach powszechnym rozwiązaniem, szczególnie w odniesieniu do pracowników administracyjno-biurowych. Wraz z upowszechnieniem tego modelu pracy pojawiło się jednak wiele wątpliwości dotyczących obowiązku realizacji szkoleń BHP, w tym przede wszystkim szkoleń okresowych. Część pracodawców nadal błędnie zakłada, że w przypadku pracy biurowej wykonywanej zdalnie szkolenie okresowe nie jest wymagane albo może zostać całkowicie pominięte.

Tymczasem obowiązujące przepisy jasno wskazują, że pracownicy administracyjno-biurowi wykonujący pracę zdalną lub hybrydową podlegają obowiązkowi odbywania szkoleń okresowych BHP, a co istotne – szkolenia te mogą być realizowane w formie zdalnej.

Pracownik administracyjno-biurowy a praca zdalna – co wynika z Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi:

• przeszkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem do pracy,
• a także odbywanie szkoleń okresowych BHP.

Obowiązek ten dotyczy również pracowników administracyjno-biurowych, bez względu na to, czy wykonują oni pracę:

• stacjonarnie w siedzibie pracodawcy,
• w modelu hybrydowym,
• czy całkowicie zdalnie.

Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy, który jednoznacznie wskazuje, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej nie stosuje się zwolnienia z obowiązku szkoleń okresowych BHP, nawet wtedy, gdy pracodawca prowadzi działalność zaliczaną do grupy o niskiej kategorii ryzyka.

Niska kategoria ryzyka a szkolenia BHP – dlaczego praca zdalna zmienia zasady?

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy umożliwiające zwolnienie pracowników administracyjno-biurowych ze szkoleń okresowych BHP, pod warunkiem że:

• przeważająca działalność pracodawcy mieści się w nie wyższej niż trzeciej kategorii ryzyka,
• a przeprowadzona ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność szkolenia.

Należy jednak podkreślić, że zwolnienie to nie ma zastosowania w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej. Wprost wynika to z art. 67³¹ § 3 KP. Oznacza to, że:

pracownik administracyjno-biurowy wykonujący pracę zdalnie lub częściowo zdalnie musi odbywać szkolenie okresowe BHP, nawet jeśli przy pracy wyłącznie stacjonarnej mógłby być z tego obowiązku zwolniony.

Forma szkolenia okresowego BHP – czy dopuszczalne jest szkolenie zdalne?

W przypadku pracowników administracyjno-biurowych przepisy dopuszczają realizację szkoleń okresowych BHP w formie zdalnej. Wynika to z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.

Szkolenie okresowe dla tej grupy stanowisk może być prowadzone m.in. w formie:

• samokształcenia kierowanego,
• e-learningu,
• szkolenia online zakończonego testem sprawdzającym wiedzę.

Forma zdalna jest w pełni dopuszczalna, pod warunkiem że zapewnia:

• realizację programu szkolenia zgodnego z przepisami,
• możliwość weryfikacji wiedzy uczestnika,
• prawidłowe udokumentowanie odbycia szkolenia.

Jest to szczególnie istotne w przypadku pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo, dla których szkolenie online stanowi najbardziej praktyczne i efektywne organizacyjnie rozwiązanie.

Jak często szkolić administracyjno-biurowych pracowników pracujących zdalnie?

Zgodnie z § 15 rozporządzenia BHP, szkolenie okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych powinno być przeprowadzane:

• nie rzadziej niż raz na 6 lat.

Pierwsze szkolenie okresowe należy zrealizować:

• w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy.

Wskazane terminy obowiązują również w przypadku pracy zdalnej oraz pracy hybrydowej.

Praca hybrydowa a obowiązek szkoleniowy

Warto podkreślić, że nawet częściowe wykonywanie pracy zdalnej, np. 1–2 dni w tygodniu, powoduje konieczność stosowania przepisów dotyczących pracy zdalnej, w tym art. 67³¹ § 3 KP.

Oznacza to, że:

• pracownik administracyjno-biurowy pracujący w modelu hybrydowym,
• który wykonuje część obowiązków poza siedzibą pracodawcy,

również podlega obowiązkowi odbywania szkolenia okresowego BHP, niezależnie od kategorii ryzyka działalności pracodawcy.

Podsumowanie – najważniejsze informacje dla pracodawcy

• Pracownicy administracyjno-biurowi pracujący zdalnie lub hybrydowo podlegają obowiązkowi szkoleń okresowych BHP.
• Zwolnienie ze szkoleń przy niskiej kategorii ryzyka nie ma zastosowania do pracy zdalnej.
• Szkolenia okresowe BHP dla tej grupy stanowisk mogą być realizowane w formie zdalnej (online).
• Minimalna częstotliwość szkolenia wynosi raz na 6 lat, a pierwsze szkolenie należy przeprowadzić w ciągu 12 miesięcy od zatrudnienia.

Prawidłowo zorganizowane szkolenie BHP pracowników administracyjno-biurowych pracujących zdalnie to nie tylko realizacja obowiązku wynikającego z przepisów, ale także realne wsparcie w zakresie ergonomii pracy, właściwej organizacji stanowiska oraz ograniczenia ryzyka dolegliwości zdrowotnych.